Aufgabenfelder einer Führungskraft in der Transformation

Dieser Beitrag beleuchtet die Rollen und Aufgabenfelder von Führungskräften bei umfassenden Veränderungsvorhaben und Transformationen. Klar ist: Die Rolle der Führungskräfte ist entscheidend, um den Erfolg von Veränderungsprozessen in einer Organisation sicherzustellen. Dabei hängt die konkrete Rolle vom heutigen Zustand und vom angestrebten Zustand der Organisation ab. Ebenso gelten für jede Transformation bestimmte Rahmenbedingungen, die sich auf die Rolle der Führungskräfte auswirken. Daher ist die folgende Übersicht als Denkanstoß für Eure eigenen Überlegungen gedacht. Teilt gerne Eure eigene Meinung und Erfahrungen in einem Kommentar unter diesem Beitrag.

Gestalter/in der Transformation im eigenen Verantwortungsbereich

Führungskräfte sind für die Gestaltung der Transformation in ihrem eigenen Verantwortungsbereich verantwortlich: und zwar den Wandel nicht nur strategisch zu planen, sondern ihn auch operativ umzusetzen. Sie müssen entscheiden, wie und wann sie ihre Mitarbeitenden dabei einbinden. Wesentliche Aspekte bzw. Aufgaben sind:

• Die Vision und übergeordneten Ziele der Transformation in einen neuen Purpose und konkrete Ziele für den eigenen Verantwortungsbereich herunterbrechen
• Eine Übersicht mit allen Aspekten erstellen, die möglicherweise geändert werden müssen, damit die Transformation im eigenen Bereich gelingt
• Mindestens das Feedback der Mitarbeitenden einholen und die Perspektiven der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess integrieren
• Besser gemeinsam mit den Mitarbeitenden Ideen generieren, wie der Bereich insgesamt und jede/r Einzelne zur Transformation beitragen kann
• Organisatorische Strukturen und interne Prozesse im eigenen Verantwortungsbereich an die Anforderungen der Transformation anpassen: d. h. alte Prozesse abschaffen, ineffiziente Prozesse optimieren und neue Abläufe etablieren
• Die notwendigen Ressourcen wie z. B. Personal, Budget und Technologie bereitstellen
• Dafür sorgen, dass die vorhandenen Ressourcen effizient und zielgerichtet im Sinne der angestrebten Veränderung genutzt werden
• Klare Prioritäten setzen und die Ressourcen auf die Aspekte der Veränderung fokussieren, die den größten Nutzen versprechen: d.h. auch verhindern, dass zu viele Dinge auf einmal angegangen werden
• Regelmäßig den Fortschritt der Transformation im eigenen Verantwortungsbereich monitoren
• Maßnahmen an den Fortschritt der Transformation und den geplanten nächsten Schritt anpassen

Die Aufgaben einer Führungskraft bei der Gestaltung der Transformation im eigenen Verantwortungsbereich sind vielfältig und komplex. Mehr als bei den anderen Rollen hängen die Bedeutung und das Herangehen an verschiedene Aufgaben von der Rolle der Führungskraft in der Organisation ab. 

Verantwortliche/r für die eigene Veränderung

In einem Veränderungsprozess ist die Führungskraft nicht nur dafür verantwortlich, ihr Team zu begleiten und zu unterstützen, sondern sich auch persönlich mit dem Wandel auseinandersetzen und sich selbst durch den Veränderungsprozess zu führen. Dies erfordert Selbstreflexion, Lernbereitschaft, emotionale Reife und ein effektives Selbstmanagement. Hier einige Aspekte und Aufgaben bei der Selbstführung einer Führungskraft im Veränderungsprozess:

• Sich bewusst Zeit nehmen, um zu reflektieren, wie der Wandel die Rolle als Führungskraft und die Führungskraft als Mensch betrifft, und welche Ängste, Widerstände oder Unsicherheiten dadurch entstehen
• Sich Klarheit verschaffen, welche neuen Anforderungen, Erwartungen und Herausforderungen im Zuge der Veränderung an sich als Führungskraft gestellt werden
• Die persönliche Einstellung zu der konkreten Veränderung und die eigenen Verhaltensmuster im Umgang mit Veränderungen allgemein reflektieren
• Für die Veränderung benötigte Fähigkeiten (fachlich, methodisch und persönlich) aneignen
• Flexibel bleiben und sich regelmäßig an die jeweils aktuelle Situation anpassen
• Die Veränderung als Chance begreifen und positiv an die Herausforderung herangehen
• Lernen, mit den emotionalen Höhen und Tiefen und den Unsicherheiten, die Veränderungen mit sich bringen, umzugehen
• Sich von Rückschlägen nicht entmutigen lassen
• Nicht aufhören, wenn es schwierig wird, denn es braucht eine Weile, bis das neue Verhalten zur Routine wird
• Versuchen, trotz all des Stresses einen klaren Kopf zu bewahren
• Die eigenen Aufgaben und Prioritäten klar strukturieren, um die operativen und strategischen Pflichten auszubalancieren
• Auf die Bereiche der Veränderung konzentrieren, bei denen der größte Einfluss auf den Erfolg des Veränderungsvorhabens besteht
• Auf die eigene körperliche und geistige Gesundheit achten
• Die eigenen Ressourcen gut einteilen
• Einen Ausgleich zum beruflichen Alltag schaffen, um die nötige Energie und Motivation aufrechtzuerhalten
• Offen für Feedback von Kolleg/innen und Mitarbeiter/innen sein und aktiv Rückmeldungen einholen
• Aktiv die eigene Entwicklung und den Umgang mit der Veränderung reflektieren
• Eigene Fehler eingestehen und daraus lernen
• Bei Bedarf Coaching in Anspruch nehmen, um eigene Führungskompetenzen im Umgang mit der Veränderung zu stärken und alternative Herangehensweisen zu entwickeln
• Zeit für die eigene Veränderung im Kalender blocken
• Anfangen, bevor alles durchdacht ist, weil’s sonst zu spät ist

Nur Führungskräfte, die sich mit den eigenen Herausforderungen im Veränderungsprozess aktiv auseinandersetzen, können als authentische Vorbilder agieren und den Wandel für sich als und ihr Team positiv gestalten. Zudem erleichtern die Erfahrungen, sich selbst durch die Veränderung zu führen, den gesamten Veränderungsprozess wirksamer zu gestalten und das Team dabei zu begleiten.

Vorbild für die Mitarbeitenden

Mitarbeitende orientieren sich u. a. an den Handlungen und Einstellungen ihrer Vorgesetzten. Dementsprechend haben Führungskräfte in Veränderungsprozessen unvermeidbar eine Vorbildfunktion, wobei dies nicht als „Vormachen“ und „Nachmachen“ zu verstehen ist, sondern eher als beispielhaftes (in anderen Worten: „vorbildliches“) Agieren im Sinne der angestrebten Veränderung. Zudem schaffen Führungskräfte durch Integrität, Verlässlichkeit, Engagement, respektvollen Umgang und Verantwortungsbewusstsein ein Umfeld, das konstruktive Zusammenarbeit im Veränderungsprozess und gemeinsames Lernen fördert. Die Vorbildfunktion umfasst u. a. die folgenden Aspekte bzw. Aufgaben:

• Offen mit den Herausforderungen bei der Veränderung umgehen und den eigenen Lernprozess inkl. eventueller Schwierigkeiten ehrlich kommunizieren
• Sichtbar mit gutem Beispiel vorangehen und das gewünschte Verhalten leben
• In Übereinstimmung mit den Werten und Prinzipien der Organisation und im Sinne der angestrebten Veränderung handeln
• Als Führungskraft man selbst bleiben und nicht versuchen, eine Rolle zu spielen
• Versprechen halten und zu den eigenen Aussagen stehen, damit die Mitarbeitenden wissen, was sie von ihrer Führungskraft erwarten können
• Die eigenen Standards ernst nehmen und selbst leben, weil man nur dann erwarten kann, dass diese auch von anderen befolgt werden
• Das Maß an Engagement und Einsatzbereitschaft vorleben, das auch von den Mitarbeitenden erwartet wird
• Sich für das Unternehmen und seine Ziele einsetzen, um die Mitarbeitenden zu motivieren, dasselbe zu tun
• Bei Bedarf zusätzliche Verantwortung übernehmen und sich in schwierigen Situationen nicht zurückziehen
• Zeigen, dass man offen für die Veränderung und bereit ist, selbst dazuzulernen und sich weiterzuentwickeln
• Bereitschaft zeigen, Fehler einzugestehen und aus ihnen zu lernen
• Verantwortung für die eigenen Entscheidungen und deren Konsequenzen demonstrieren – sowohl für positive als auch negative Ergebnisse
• Zuversicht ausstrahlen

Führungskräfte, die durch ihr Verhalten als positives Beispiel dienen, unterstützen damit die Veränderung ihrer Mitarbeitenden und tragen so zum Erfolg des Veränderungsvorhabens bei.

Kommunikator/in der Veränderungsthemen

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle in der Change Kommunikation, da sie für viele Aspekte der Veränderung die wichtigsten Vermittler von Informationen sind. Ihre Kommunikation beeinflusst maßgeblich, wie der Wandel von den Mitarbeitenden wahrgenommen, verstanden und umgesetzt wird. Zentrale Aufgaben von Führungskräften bei der Change-Kommunikation sind u. a.

• Den Mitarbeitenden klar und verständlich vermitteln, warum der Wandel notwendig ist, welche Ziele erreicht werden sollen und welchen Nutzen die Organisation und die Mitarbeitenden daraus ziehen
• Die langfristige Vision und angestrebte Richtung der Organisation erklären, damit die Mitarbeitenden auch den übergeordneten Kontext verstehen
• Die komplexe Veränderung so einfach und verständlich vermitteln, dass die Mitarbeitenden die Kernbotschaften der Veränderung verstehen und die Relevanz für ihren eigenen Arbeitsbereich erkennen
• Ehrlich über die Herausforderungen, Unsicherheiten und Risiken des Veränderungsprozesses sprechen
• Regelmäßig über den Stand des Veränderungsprozesses berichten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind
• Aktiv den Dialog über die Veränderung im eigenen Verantwortungsbereich gestalten und fördern
• Offen für Rückfragen, Bedenken und Vorschläge sein und sich die Zeit nehmen, auf die Anliegen der Mitarbeitenden einzugehen
• Offen und einfühlsam kommunizieren, um Vertrauen aufzubauen und den Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, dass ihre Bedenken ernst genommen werden
• Die eigene Kommunikation mit den Führungskräften anderer Bereiche abstimmen, um Konsistenz der Botschaften sicherzustellen
• Regelmäßig über erreichte Zwischenziele und Erfolge berichten, um den Fortschritt der Veränderung transparent zu machen
• Eine Mischung aus verschiedenen Kommunikationskanälen nutzen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden erreicht werden – sowohl formelle Kanäle wie Meetings, E-Mails und Präsentationen als auch informelle Kanäle wie persönliche Gespräche und die Jour fixes des Teams
• Sich Zeit nehmen, um in Gesprächen vor Ort oder in kleineren Gruppen Rückmeldungen einzuholen und Fragen zu beantworten
• Die Mitarbeitenden mit Worten – und Taten – für die Transformation begeistern

Führungskräfte müssen als Vermittler zwischen den strategischen Zielen der Organisation und den Mitarbeitenden agieren, wenn die Veränderung bestmöglich gelingen soll. Wenn Führungskräfte kontinuierlich und emphatisch kommunizieren, können sie die Akzeptanz der Veränderung innerhalb der Organisation erhöhen und ihre Mitarbeitenden wirksam durch den Veränderungsprozess begleiten.

Führung und Coaching des eigenen Teams

Eine Führungskraft sollte in Veränderungsprozessen als „Coach“ (im weiteren Sinn) für ihre Mitarbeitenden agieren, um sie durch den Veränderungsprozess zu begleiten und zur persönlichen Entwicklung der Mitarbeitenden beizutragen. Es geht vor allem darum, das Selbstbewusstsein und die Eigenverantwortung zu stärken und die Mitarbeitenden beim Lernen inkl. Aufbau benötigter Fähigkeiten zu unterstützen. Die Rolle der Führungskraft als Coach ihrer Mitarbeitenden umfasst verschiedene Aspekte und Aufgaben:

• Die Mitarbeitenden als Mensch wahrnehmen und ihre Bedürfnisse ernst nehmen
• Die Veränderung durch die Brille der Mitarbeitenden betrachten, um ihre individuellen Bedürfnisse zu verstehen
• Auf die individuellen Unsicherheiten und Ängste sowie Ressourcen und Herausforderungen eingehen
• Regelmäßig überlegen, wo sich die Mitarbeitenden im Veränderungsprozess befinden und welche Unterstützung sie beim nächsten Schritt brauchen könnten
• Die Mitarbeitenden aktiv zum Mitmachen einladen
• Veränderungsimpulse in den Alltag der Mitarbeitenden bringen
• Die Befähigung der Mitarbeitenden für die Veränderung sicherstellen bzw. ermöglichen
• Die Stärken der einzelnen Mitarbeitenden identifizieren und ihnen helfen, diese in der neuen Situation optimal einzusetzen
• Die Mitarbeitenden ermutigen und befähigen, eigene Lösungen zu finden und Verantwortung für ihre Rolle im Veränderungsprozess zu übernehmen
• Durch gezielte Fragen und Feedback den Mitarbeitenden helfen, über ihre Rolle, ihre Einstellungen und ihre Handlungen nachzudenken und die „richtigen“ Schlüsse zu ziehen
• Den Mitarbeitenden das Gefühl geben, dass sie gehört und unterstützt werden, damit sie sich leichter tun, Bedenken und Unsicherheiten anzusprechen
• Den Mitarbeitenden helfen, die Veränderung besser zu verstehen
• Den Mitarbeitenden helfen, persönliche Ziele im Kontext der Veränderung zu definieren, damit sie ihren Platz im neuen Umfeld leichter finden und ihre neue Rolle klarer sehen
• Die Mitarbeitenden ermutigen, ihre Fähigkeiten zu erweitern und neue Kompetenzen zu entwickeln, die sie im neuen Umfeld benötigen
• Verstehen, warum Mitarbeitende Widerstand leisten, und durch gezielte Unterstützung und Gespräche helfen, diesen Widerstand zu überwinden
• Den Mitarbeitenden emotionale Unterstützung anbieten und ihnen helfen, ihre Gefühle zu reflektieren und einen konstruktiven Umgang damit zu finden
• Den Mitarbeitenden helfen, die neuen Verhaltens- und Arbeitsweisen nachhaltig in den Arbeitsalltag zu integrieren

Durch die Unterstützung der Führungskraft können sich die Mitarbeitenden nicht nur besser auf die konkrete Veränderung vorbereiten, sondern sich insgesamt persönlich weiterentwickeln. Zudem wird im besten Fall die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden gestärkt.

Als Führungsmannschaft gut zusammenarbeiten

Die Zusammenarbeit im Top-Management bzw. der gesamten Führungsmannschaft spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg eines umfassenden Veränderungsvorhabens. Ohne Commitment, Alignment und Kollaboration der Führungskräfte ist jeder Veränderungsversuch zum Scheitern verurteilt. Wesentliche Aspekte bzw. Aufgaben dabei sind:

• Ein gemeinsames Verständnis der Veränderungsziele und -inhalte sicherstellen und dadurch an einem Strang ziehen
• Eine abgestimmte Herangehensweise innerhalb des Führungsteams gewährleisten, so dass die Strategie konsistent umgesetzt werden kann
• Mit einer Stimme sprechen, um das Risiko von widersprüchlichen Anweisungen oder Interpretationen der getroffenen Entscheidungen zu minimieren
• Unterschiedliche Perspektiven und Kompetenzen bei der Gestaltung und Umsetzung der Veränderung nutzen
• Mit dem spezifischen Wissen verschiedener Bereiche eine umfassende Sicht auf die Veränderung herbeiführen
• Herausforderungen und Chancen führen. Dies verbessert die Entscheidungsfindung und fördert innovative Ansätze
• Vertrauen zwischen den Führungskräften verschiedener Bereiche und zwischen verschiedenen Führungsebenen aufbauen
• Ein Umfeld schaffen, in dem Probleme angesprochen – statt ausgesessen – und gemeinsam angegangen werden
• Sichtbar als positives Beispiel für übergreifende Kooperation in der gesamten Organisation agieren
• Als Führungsteam geschlossen und entschlossen auftreten, damit die Mitarbeitenden wahrnehmen, dass diese Veränderung wirklich gewollt ist
• Mit den Führungskräften aus anderen Bereichen austauschen, um voneinander zu lernen.

Nur bei guter Zusammenarbeit als Führungsmannschaft kann eine umfassende Veränderung kohärent und konsequent realisiert werden. Zudem trägt eine gut funktionierende Führungsmannschaft dazu bei, die Organisation als Ganzes zu stärken.

Und jetzt bist Du dran …

Dieser Beitrag ist ein erster Entwurf. Lasst uns alle gemeinsam eine noch konkretere Beschreibung erarbeiten und den Führungskräften da draußen als Checkliste bzw. Orientierungshilfe an die Hand geben. Welche Aufgaben fehlen Deiner Meinung nach in der Liste? Worauf kommt es besonders an? Schreibe Deine Meinung als Kommentar unter diesem Beitrag.